2025年版 | 初心者向け副業ランキング45選【比較表】>

当サイトはプロモーションが含まれています

ETCマイレージ 走行履歴はどこで見る?保存期間・出力方法・確定日まで解説

ETCマイレージの走行履歴は、ETC利用照会とマイレージの2つで確認します。

本記事では「確認先の違い」「保存期間の目安」「PDF/CSVの出力方法」「翌月20日の確定(朝夕割の反映)」を整理。月次精算や家計簿で迷わない手順とチェックポイントを、初心者にもわかりやすく解説します。

 

走行履歴の基礎と主な確認先

ETCの「走行履歴」は、通行日時・区間・料金などの明細を指し、確認先は大きく分けてETC利用照会とETCマイレージの二つです。

前者は通行そのものの記録を明細として表示・出力でき、後者はポイント付与・還元額(無料通行分)・平日朝夕割の回数や差額など、節約に直結する数字を管理できます。

 

家計・経費精算では、月中はETC利用照会で通行を逐次把握し、月末に未確定分を控え、翌月20日(原則)の確定後にマイレージ側でポイント・還元を突合する二段運用が実務的です。

クレジットカードのWeb明細は請求合計の確認には有用ですが、還元額の表示がないため、履歴照会とマイレージでのダブルチェックが基本になります。

 

確認先 内容
ETC利用照会 通行日時・入口/出口・車種区分・請求額の明細。保存目安は15か月、PDF/CSV出力に対応。
ETCマイレージ ポイント付与・交換履歴、還元額付与/充当、平日朝夕割の回数と差額の確定値を表示。
クレカWeb明細 請求合計の確認用。還元額は表示されないため、明細/マイレージで補完。

 

まず何を見る?(最短ルート)
  • 日々の走行の有無と金額 → ETC利用照会
  • 翌月の付与・還元の確定値 → ETCマイレージ

 

ETC利用照会の機能と範囲

ETC利用照会は、ETCカード単位で通行明細を検索・表示・出力できる公式の照会窓口です。登録のうえ対象カードを紐づけると、保存期間の目安である15か月分の履歴を検索でき、PDF(利用証明)やCSVでのダウンロードに対応します。

表示される主な項目は、通行日・時刻、入口/出口IC(または料金所名)、車種区分、割引適用後の請求額、ETCカード番号の一部などです。

 

走行後の反映は数日内が一般的で、未反映の期間は「カード明細の締め」とタイムラグが生じることがあります。

家計簿や交通費精算では、CSV出力で日付・区間・金額を整形し、通勤/出張などの区分を列追加しておくと、月末の集計が大幅に短縮できます。

 

できること 概要
明細の検索/表示 カード別に期間検索。日付・区間・車種・金額を一覧表示。
証明書の発行 PDFの利用証明書やCSVでの一括出力に対応。
期間管理 保存目安は15か月。古いデータは出力して保管。
  • 実務では、月中はETC利用照会のCSVを基に「通行区分」「私用/業務」列を付与しておくと便利です。
  • 還元額はここに出ないため、翌月にマイレージ側で突合します。

 

マイレージ内の履歴項目一覧

ETCマイレージは、節約に直結する「ポイント」と「還元額」の台帳です。利用月の翌月20日(原則)に付与されるポイント、手動/自動交換の履歴、付与された還元額の残高と充当履歴が確認できます。

平日朝夕割は、対象回数の集計と通常料金・適用後料金・差額(還元相当)が翌月20日に確定値として反映され、以降の通行に自動充当されます。

 

複数事業者を利用している場合は、事業者別にポイントが管理されるため、同一画面でも合算されない点に注意します。

証跡保全の観点では、月次で「付与/交換/充当」の三つをスクリーン保存し、通行明細(CSV)とセットで保管しておくと、後日の金額照合が迅速に行えます。

 

区分 主な項目 ポイント
ポイント 付与日、付与ポイント、事業者、残高 翌月20日(原則)付与。事業者別管理。
交換 交換日、交換単位、付与還元額 手動/自動の双方を履歴化。
還元額 残高、充当日、充当額 以後の通行に自動充当。0円精算はポイント対象外。
平日朝夕割 回数、通常料金、適用後料金、差額 翌月20日に確定値に更新。

 

閲覧の順番(迷わない型)
  • ポイント付与/交換の履歴を確認
  • 平日朝夕割の確定回数と差額を確認
  • 還元額の残高・充当履歴を確認

 

明細確定時期と反映差の確認

走行直後はETC利用照会に通行明細が先に並び、マイレージのポイントや平日朝夕割の差額は「翌月20日(原則)」に確定します。

この時間差が家計簿や経費精算のズレの原因になるため、月中は走行の事実(日時・区間・金額)をETC利用照会で管理し、月末に「未確定件数」と「通常料金合計」を控えます。

 

翌月20日以降にマイレージ側でポイント・還元額・回数を確定値として取得し、当月控えと突合して差異を解消します。

なお、還元額は次回以降の通行に自動充当されるため、クレジットカード明細には表示されません。突合の観点では、事業者別・カード別を必ず意識し、混在計上を避けることが重要です。

 

  1. 月末:ETC利用照会のCSVで「未確定分の件数/通常料金」を控える
  2. 翌月20日:マイレージでポイント・還元・回数の確定値を取得
  3. 差異があれば区間・時刻・対象時間帯の満たし方を再確認

 

ズレの原因 対処
反映タイミング差 翌月20日以降に確定値で再集計する運用に統一
事業者混在 事業者別台帳で管理し、合算前提を避ける
還元表示なし カード明細ではなくマイレージ画面で還元を確認

 

登録とログインの手順整理

ETCの走行履歴・節約管理は「ETC利用照会(通行明細)」と「ETCマイレージ(ポイント/還元)」の2サービスを使い分けます。

初回は各サービスで会員ID(またはメールアドレス)とパスワードを作成し、ETCカード情報を登録します。

 

以後は、走行事実の確認やPDF/CSVの出力はETC利用照会、翌月20日(原則)に確定するポイント・還元額・平日朝夕割はマイレージで確認する運用が基本です。

登録前にカード番号・有効期限、車載器管理番号、車両番号(ナンバープレート)などを手元に揃えておくと手続きが滞りません。

業務利用がある場合は、私用と社用をアカウント内で区別できるよう、カード名義・用途のメモ列をCSVに付与しておくと月次精算が安定します。

 

確認先 主用途・ログイン後に行うこと
ETC利用照会 通行日時・区間・請求額の確認、PDF/CSV出力、保存は目安15か月。月中の実績把握に活用。
ETCマイレージ ポイント付与・交換、還元額残高/充当、平日朝夕割の確定回数・差額の確認。翌月20日以降の突合に使用。

 

最短で迷わない登録の型
  • 必要情報を準備 → 会員ID作成 → メール認証で有効化
  • ETCカードを登録 → 走行後に明細/ポイントを順次確認
  • 月末に利用照会のCSV保存 → 翌月20日にマイレージで突合

 

必要情報と登録要件一覧

登録時に必要となる情報は、本人情報とカード・車両の基本情報に大別できます。ETC利用照会は通行明細を扱うため「ETCカード番号」「有効期限」などのカード情報が中心です。

ETCマイレージはポイント付与の正確性確保のため「ETCカード番号」に加え「車載器管理番号(車載器の識別番号)」「車両番号(ナンバープレート)」など、車両側の情報入力が求められます。

企業や家族で複数カードを扱う場合は、名義・用途の整理(私用/業務、部門名など)をあらかじめ決めておくと、後の明細仕分けがスムーズです。

 

項目 内容
会員情報 氏名(または法人名)、メールアドレス、電話番号、住所等(通知受領のため正確に登録)
ETCカード カード番号、有効期限、発行会社名。名義の一致に留意(本人/法人)
車両情報 車両番号(ナンバープレートの記号・番号等)、車種区分の確認
車載器情報 車載器管理番号(車載器の識別番号)。入替時は再登録が必要
同意事項 利用規約・個人情報取扱いへの同意。通知メール受信設定の確認

 

登録前チェック(抜け漏れ防止)
  • カード番号・有効期限・名義が手元の書面と一致しているか
  • 車載器管理番号と車両番号が最新か(車両入替後は要更新)
  • 通知メールが受信できるアドレスか(迷惑判定の除外設定)

 

初回登録手順と本人確認

初回登録は、会員ID(またはメールアドレス)・パスワードの設定から始まり、確認メールのURLを開いて本登録を完了させます。

続いて、ETCカードを「カード番号・有効期限」等で登録し、マイレージでは車載器管理番号と車両番号を追加します。

 

明細の反映とポイント・還元の確定にはタイムラグがあるため、登録直後は過去分の表示が揃うまで数日を見込み、月末にはCSVを保存して翌月20日以降の確定値と突合する流れに固定すると実務が安定します。

本人確認上のトラブルは、名義の不一致や入力誤りが大半です。名義が法人のカードを私用アカウントに登録するのは避け、社内の精算ルールと照らして管理主体を明確化します。

 

  1. 会員ID作成:メール認証で本登録を有効化
  2. カード登録:ETCカード番号・有効期限等を入力
  3. (マイレージ)車載器・車両の情報を追加
  4. 通知設定:重要通知が届くアドレスを確認
  5. 初回確認:直近走行の反映状況と出力手順をテスト

 

よくあるエラー 対処
認証メール未達 迷惑メール確認・受信許可設定・再送依頼
名義不一致 カード名義/登録名義を一致させ、法人/個人を正しく区分
番号誤入力 カード番号・車載器管理番号・車両番号を再確認(桁・ハイフン)

 

初回登録を成功させるコツ
  • 登録前に必要情報を1枚のメモに集約(撮影でも可)
  • 本登録完了後すぐにCSV/PDFの出力テストを実施
  • 月末に走行照会CSV、翌月20日にマイレージ画面を保存

 

複数カードの追加と管理

家族・部署・用途別に複数のETCカードを扱う場合でも、同一アカウントにカードを追加して一覧管理できます。ただし、ETCマイレージのポイント・還元は「カード別」かつ「事業者別」で管理され、カード横断の合算はできません。

節約効率を高めるには、主に使うカードへ利用を集約し、5,000Pなどの交換単位に到達しやすくするのが実務的です。

 

明細仕分けでは、「私用/業務」「部門」「車両名」などのタグ列をCSVに付与し、毎月同じフォーマットで保存しておくと、交通費精算や家計簿の再計算が不要になります。

カード再発行や車載器入替の際は、旧カード/旧車載器をアカウントから削除し、新しい情報を追加して履歴の連続性を確保します。

 

運用テーマ 設定・ルール 期待効果
集約運用 主利用カードを明確化し、可能な範囲で利用を集約 交換単位到達の短縮、失効リスクの低減
タグ管理 CSVに私用/業務・部門・車両名の列を追加 月次仕分けの自動化・監査対応の容易化
入替対応 カード再発行・車載器入替時は旧情報を速やかに解除 ポイント付与の取りこぼし防止・誤請求の予防

 

複数カードで起きやすいミス
  • カード間でポイントを合算できる前提で計画してしまう
  • 家族カードの私用分を業務精算に混入させる
  • 車載器入替後に旧情報のまま通行し計算がずれる

 

履歴取得方法と出力書式

走行履歴の取得は「ETC利用照会(通行明細)」と「ETCマイレージ(ポイント・還元履歴)」の2系統で行います。

前者は通行日時・区間・請求額をCSV/PDF(利用証明)で出力でき、月中の実績確認や家計簿・経費精算に適します。

後者は翌月に確定するポイント付与・交換、還元額の残高・充当、平日朝夕割の回数・差額の確認に用います。

 

実務では、月中はETC利用照会のCSVで通行を逐次把握し、月末に当月分を保存。翌月の確定後にマイレージ画面でポイント/還元を照合し、差異を解消する二段運用にすると迷いません。

ファイル名は「年月_カード末尾4桁_用途」などの規則で統一し、私用/業務や車両ごとの区分列をあらかじめ付与しておくと、後工程(申請・監査)での再加工を最小化できます。

 

確認先 主な出力/用途
ETC利用照会 CSV一括、PDF(利用証明)。通行日時・区間・請求額の集計と証跡保全に使用。
ETCマイレージ 画面保存(PDF化可)。ポイント付与/交換、還元額残高・充当、平日朝夕割の確定値確認に使用。
クレカWeb明細 請求合計の把握用。還元額は表示されないため、上記2サービスで補完。

 

PDF・CSVの出力手順

ETC利用照会では、対象カードと期間を指定して一覧表示後、CSV一括ダウンロードまたは利用証明のPDF出力が可能です。

CSVは列編集が容易で、私用/業務や部門名の列を追加してテンプレ化しておくと毎月の整形が定型化します。

PDFは経費精算や監査用の証跡として扱いやすく、区間・日時・金額が固定レイアウトで示されます。

 

ETCマイレージ側は、ポイント・交換・還元・朝夕割の各画面を月次で表示し、印刷機能からPDF保存するのが一般的です(提供メニューにCSVがある場合は併用)。

出力後は、通行CSVとマイレージPDFを同一フォルダにまとめ、ファイル名と年月でソート可能にしておくと突合が短時間で終わります。

 

  1. ETC利用照会:カード/期間を選択→一覧表示→「CSVダウンロード」または「利用証明(PDF)」を出力
  2. ETCマイレージ:ポイント・交換・還元・朝夕割の各画面を月次表示→印刷からPDF保存(必要に応じCSV)
  3. 保管:フォルダ/ファイル命名規則を統一し、当月内に保存・共有

 

失敗しない出力のコツ
  • CSVは列順・ヘッダーを毎月固定。加工用テンプレを用意
  • PDFはページ番号/対象月をファイル名に付加して再検索を容易化
  • 文字化け時はインポート時の文字コードや区切り設定を見直す

 

項目定義と明細の読み方

明細の正しい読み方は、各項目の定義を押さえることから始まります。ETC利用照会の金額は「割引適用後の請求額」で、マイレージ側のポイント付与・還元は「翌月の確定値」で管理されます。

還元額で0円精算となった通行はポイント付与の母数から除外されるため、請求額の合計とポイントの増加量は一致しません。

 

朝夕割は対象回数と通常料金・適用後料金・差額(還元相当)が確定日に更新され、以後の通行へ自動充当されます。

実務では、通行CSVの「日付・区間・金額」に、用途(通勤/出張/私用)・車両・部門の列を加えて台帳化し、翌月のマイレージPDFと差分を突合します。

 

区分 項目 読み方・注意点
通行明細 通行日/時刻、入口/出口、車種区分、請求額 請求額は割引後。同一路線でも車種や時間帯で変動。
ポイント 付与日、付与ポイント、事業者、残高 翌月の確定値。事業者別管理で合算不可が基本。
交換 交換単位(1,000/3,000/5,000P等)、交換日 交換単位により実効レートが変化。到達前は未充当。
還元額 付与額、残高、充当日/充当額 次回以降に自動充当。0円精算はポイント対象外。
平日朝夕割 回数、通常料金、適用後料金、差額 確定日に更新。対象時間帯の判定差でズレが生じ得る。
  • 突合時は「通行CSVの合計」と「翌月のポイント/還元の確定値」を分けて検証します。
  • 事業者の異なる路線は別台帳。カード横断の合算前提は避けます。

 

利用証明の保存と保管期間

通行明細のオンライン保存目安は15か月程度のため、毎月末に当月分のCSVとPDF(利用証明)を出力・保管し、過去分の欠落を防ぎます。

保存先は「年/年月/カード末尾4桁/用途」で階層化し、台帳と証跡(PDF)を同フォルダに並べると監査や申請が迅速です。

 

業務利用がある場合は、会社の経理規程・税務要件に合わせた保存年限を遵守し、提出先が求める形式(CSV原本/PDF控えなど)で保全します。

再発行に時間がかかるケースを想定し、月次保存を習慣化することが重要です。端末障害への備えとして、クラウドと外部メディアの二重化やアクセス権限の設定も併せて行います。

 

  • 月末ルーティン:通行CSVと利用証明PDFを出力→命名規則で保存→共有先へ提出
  • 用途区分:私用/業務、車両、部門の列を台帳に追加して再計算を防止
  • バックアップ:クラウド+外部媒体の二重保管、アクセス権限を最小限に

 

保管で起きやすいトラブルと対策
  • 保存期限を過ぎて履歴が消失 → 月次での定期出力をルール化
  • 私用/業務が混在 → 台帳に用途列を追加して証跡とペアで保存
  • ファイル探索に時間 → 年月とカード末尾4桁で命名を統一

 

朝夕割の回数と内訳の確認

平日朝夕割は、対象時間帯の通行回数に応じて翌月に「還元額(無料通行分)」が付与される仕組みです。

走行当月はETC利用照会に通行実績(日時・区間・金額)が逐次反映され、翌月の確定日にETCマイレージ側で「回数・通常料金・適用後料金・差額(還元相当)」が確定します。

 

家計や経費精算では、当月は通行実績をベースに見込み回数を把握し、翌月の確定後に回数・差額を突合する二段管理がもっともミスが少なくなります。

注意点は、対象時間帯の定義(入口/出口のどちら基準か等)と、対象外区間の混在です。これらがずれると回数が一見合っていても金額が一致しません。

通勤など反復走行が多い場合は、週次で回数の進捗を確認し、月末に未確定件数と通常料金合計を控えておくと、翌月20日以降の確定値との照合作業が短時間で完了します。

 

確認観点 内容
回数 対象時間帯の通行回数(当月は見込み、翌月に確定)
金額内訳 通常料金、適用後料金、差額(還元相当)を月間合算
対象判定 時間帯・区間・車種の条件を満たす通行のみ採用

 

当月→翌月の運用フロー(実務の型)
  • 当月:ETC利用照会で回数と通常料金を週次で集計
  • 月末:未確定件数と通常料金合計を控える
  • 翌月:確定後に回数・差額・還元額をマイレージで確認

 

翌月20日の確定画面の見方

平日朝夕割の回数・金額は、原則として利用月の翌月20日に確定します。確定画面では、対象月・対象カードを選び、回数、通常料金の合計、適用後料金の合計、差額(還元相当)の4点を確認します。

実務では、当月に控えておいた未確定集計(回数・通常料金)と並べて見比べ、件数および金額の整合を点検します。還元額はその後の通行に自動充当されるため、クレジットカードのWeb明細には表示されません。

 

差異が出た場合は、対象時間帯の境界時刻(数分の差)や対象外区間の混入、事業者の相違(合算不可)を個別に確認します。

社用車・レンタカー利用がある場合は、名義やカード種別の取り違いで別アカウント側に計上されていないかも確認ポイントです。

 

  1. 対象月とカードを選択し、「確定」タブを表示
  2. 回数・通常料金・適用後料金・差額を確認
  3. 当月の未確定集計と突合し、差異の原因を切り分け

 

項目 画面での位置づけ チェックの要点
回数 対象時間帯の採用通行数 見込み回数との差分(境界時刻・対象外の混入)
通常料金 対象通行の通常料金合計 当月控えの合計と一致するか
適用後料金 制度適用後の合計 丸め単位(10円など)での端数差を許容
差額 還元相当の合計 翌月以降の充当計画に反映

 

見落としやすい注意点
  • 確定日はアクセス集中で反映に遅延が出る場合がある
  • 還元額はカード明細に表示されない(マイレージ画面で確認)
  • 事業者が違う通行は同一回数に合算されない前提で管理

 

未確定一覧の判定基準と扱い

未確定一覧は、当月時点で対象時間帯の条件を満たした可能性がある通行を暫定表示する領域です。翌月の確定時には、制度の判定基準(時間帯・区間・車種など)を満たした通行のみが採用され、対象外は除外されます。

したがって、当月中の回数はあくまで見込みとして扱い、金額試算では「通常料金の合計」を母数にしておくと、確定時の差を説明しやすくなります。

 

判定の境界は数分の出発/到着時刻のずれで結果が変わることがあり、入口基準か出口基準か、対象ICの定義なども重要です。

通勤のように反復走行が多い場合は、曜日別・時間帯別のパターン表を持ち、境界にかかる走行を別管理にしておくと確度が上がります。

 

区分 未確定の表示例 確定時の扱い
対象時間帯内 時間帯条件を満たす可能性あり 条件充足なら回数・金額として採用
境界付近 入口/出口の時刻が境界前後 判定結果で採用/除外が分かれる
対象外区間混在 対象外ICまたは別事業者を含む 除外(合算不可)として扱う

 

未確定を賢く扱うコツ
  • 当月は回数より「通常料金合計」を控えておく
  • 境界時刻の走行はメモ化し、確定後に重点突合
  • 事業者・区間の相違は別台帳に分離して管理

 

還元額との突合と注意事項

翌月に確定した差額(還元相当)は、ETCマイレージ上で還元額として付与され、以後の通行に自動充当されます。

突合では、まず当月控えの「対象回数」と「通常料金合計」を確認し、確定画面の「回数・通常料金・適用後料金・差額」と照らします。

 

差額合計が還元額として付与されたのち、次回以降の通行で充当されるため、請求明細の金額とポイント付与量は一致しません。

還元で0円になった通行はポイント付与の母数から外れる点も併せて理解しておく必要があります。家計の平準化を狙う場合は、翌月の通勤に充当されるよう、確定後すぐに走行が見込まれる期間を意識しておくと効果が分かりやすくなります。

 

突合ステップ 確認内容 想定される差異と対処
回数確認 当月控えの見込み回数 vs 確定回数 境界時刻の差 → 個別通行の時刻・区間を再確認
金額確認 通常料金合計 vs 確定の通常料金・適用後料金 丸め単位の差 → 10円単位の四捨五入を許容
還元反映 差額合計=還元額付与、以後の充当状況 カード明細に不表示 → マイレージ画面で残高・充当を確認

 

突合時の注意点
  • 事業者が異なる通行は合算しない(台帳を分ける)
  • 還元で0円精算の通行はポイント付与対象外
  • 家族カード分散は回数・還元とも別管理になるため集約が有利

 

会社員向け履歴管理のコツ

会社員の交通費精算では、「月中の実績把握」と「翌月の確定値突合」を分けて運用すると迷いません。

日々の通行はETC利用照会のCSVで把握し、用途区分(通勤/出張/私用)やプロジェクトコード、車両名などの列を追加して台帳化します。翌月にポイント・還元・朝夕割の確定値をETCマイレージで確認し、台帳と差分を照合します。

 

ファイル名は「YYYYMM_カード末尾4桁_用途.csv」のように統一し、年→月→カード→用途の階層で保管します。

家族カードや社有車・レンタカーが混ざる場合は、カード単位で台帳を分け、月末にまとめて集計する方が正確です。

経費計上の基準日(締日)と反映タイミングのズレは必ず発生するため、月末は「未確定の件数・通常料金合計」を控え、翌月の確定後に差異を解消する手順を固定化します。

 

目的 設定・運用のポイント
日次管理 ETC利用照会CSVを週次で取得。用途・部門・車両の列を追加して台帳化。
月次締め 月末に当月CSVを保存し、未確定の件数・通常料金合計をメモ。
翌月突合 ETCマイレージで回数・差額・還元・充当を確認し、台帳と突合。
  • 命名規則と保管階層を固定化すると、申請・監査・再検索が短時間で終わります。
  • カード横断の合算は避け、カード別→集計表で合算の順にすると誤差が減ります。

 

月次精算向け出力設定

月次精算を円滑にするには、CSVの列仕様をテンプレ化します。最低限の推奨列は「日付」「時刻」「入口」「出口」「請求額」「用途(通勤/出張/私用)」「車両名」「部門」「プロジェクトコード」「備考」です。

出力時は対象カードと対象月を指定し、文字コードは一般的なUTF-8を選びます。取込側(表計算/経費システム)の区切り設定(カンマ/セミコロン)や日付書式(YYYY-MM-DD)を事前に合わせておくと、毎月の整形作業をゼロにできます。

 

通勤定期的な区間はフィルタで抽出し、ピボットで回数×単価の整合を確認。出張は申請書の添付用にPDFの利用証明も併せて保存します。

締日が月末以外の企業では「締日基準の集計表」を別途出力し、月末基準の家計台帳と混在しないようにします。

 

CSVテンプレの推奨列(追加しておくと便利)
  • 用途(通勤/出張/私用)・部門・プロジェクトコード
  • 車両名(社有/私有/レンタカー)・運転者(任意)
  • チェック(領収有/無・申請済/未申請・監査済)

 

  1. 対象カード・対象月を指定してCSV出力
  2. テンプレ列の空欄を一括入力(オートフィル)
  3. ピボットで回数/金額の検算→PDF証明を併存保存

 

出張・社有車の区分管理

出張や社有車が絡むと、名義・車両・精算ルールの違いから混在が起きやすくなります。まず、社有車・レンタカー・私有車(業務利用)を列で明示し、私有車の業務利用分は走行目的や出張先を備考に残します。

社有車は運行記録(乗車日・運転者・区間)との突合、レンタカーは契約期間と走行期間の一致を確認します。

 

出張は旅費精算の規程に従い、通行料金の原本(PDF)と台帳CSVをセットで保存し、領収の求め方(カード明細不可、利用証明を可など)を社内規程に合わせます。

複数カードを使う場合は、社有車カードのみで社用走行を通す運用に切り替えると、混入が激減します。

 

区分 台帳・証跡のポイント ミス削減のコツ
社有車 車両固定のカードで運用。運行記録と突合。 カードの共用を禁止し、鍵と一緒に管理。
レンタカー 契約期間内の通行のみ計上。契約書控えを添付。 返却日以降の通行は人為ミスとして除外確認。
私有車(業務) 用途欄に出張先・目的を記載。証憑PDFを添付。 距離精算と重複計上しないよう注意。
  • 社有車カードで業務通行を一本化すると、承認フローが簡潔になります。
  • レンタカーは「契約期間=計上可能期間」と覚えると仕分けが速いです。

 

家族カードと私用分の分離

家族カードを含む複数カード運用では、私用分が業務台帳に混入しやすくなります。原則として、業務で使用するカードを主カードに集約し、家族カードは私用専用として台帳を分けます。

カード横断のポイント・還元の合算はできない前提で、家計管理と経費精算の基準を分離します。

台帳では「用途」「申請区分(会社/個人)」「精算状況(申請済/未)」の列を持ち、月末に未申請の私用分を一括除外します。

 

家族が運転する車両でも、業務利用が発生する可能性がある場合は、運転者名・利用目的を必須入力とし、証憑(PDF)とペアで保存します。

カード再発行や名義変更のタイミングでは、旧カードの明細が残るため、当月締めで台帳とファイル保管を切り替えて連続性を保ちます。

 

ありがちな混入と対策
  • 家族カードの私用通行が業務台帳へ混入 → カード別台帳と用途列でブロック
  • ポイント/還元をカード横断で合算 → 合算不可。カード別に管理後、集計表で合算
  • 名義変更・再発行後に旧カードが残存 → 当月締めで旧カードをアーカイブ化

 

  • 主カードへ集約し、業務カードは私用利用を禁止にすると監査対応が容易です。
  • 月末の「未申請フィルタ」で私用分を除外すると、申請漏れと誤請求を防げます。

 

まとめ

走行履歴の基本は、ETC利用照会で明細、マイレージでポイント/還元を確認する二本立てです。保存期間の目安は15か月、出力はPDF/CSVに対応し、翌月20日に確定して未確定値が置き換わります。

月末に未確定を控え、翌月に突合・保存、主カードへ集約する運用を徹底すれば、取りこぼしを防ぎ確実に節約効果を高められます。